Предлагаем статью Джона Силвермана — человека, который работал уже на 10 специальностях, в том числе был предпринимателем и преподавателем делового общения, автором книг и статей: 

Я — за разнообразие мнений. Оно делает этот мир прекрасным. Благодаря ему мы получили как Элвиса Пресли, так и Яшу Хейфеца. Благодаря ему у нас появилась пицца с ананасами. 

Но как это касается делового письма? Можете писать что угодно и как угодно — если осознаете тот факт, что ваша аудитория будет уменьшаться с каждым кусочком ананаса, который вы добавляете к томатному соусу. Иными словами, если не будете придерживаться определенных стандартов, люди перестанут вас слушать не из-за того, что вы говорите, а из-за того, как.

Главное в письме — это ясность. Различия между формами письменной речи состоят в том, что автор стремится передать. Рассмотрим следующую таблицу: 

Источник Пример текста Идея Жанр/стиль

«Любовная песня Дж. Алфреда Пруфрока», Томас Стернз Елиот

Ну, то ходімо, ти і я. Далебі
Вечір простягнувся проти неба
Hеначе під наркозом хворий на столі;
Ходім по опустілих вулицях
Де шепотіння чується
З дешевих,  однонічних  гостиниць
Та з забігалок із стружкою та з шкаралупами остриць...

 

Ну что же, я пойду с тобой,

Когда под небом вечер стихнет, как больной

Под хлороформом на столе хирурга;

Ну что ж, пойдем вдоль малолюдных улиц -

Опилки на полу, скорлупки устриц

В дешевых кабаках, в бормочущих притонах,

В ночлежках для ночей бессонных:

(Перевод — А. Сергеев)


Тоска бытия. Стихотворение

«Повесть о двух городах», Чарльз Диккенс

 

Это было самое прекрасное время, это было самое злосчастное время, — век мудрости, век безумия, дни веры, дни безверия, пора света, пора тьмы, весна надежд, стужа отчаяния, у нас было все впереди, у нас впереди ничего не было, мы то витали в небесах, то вдруг обрушивались в преисподнюю, — словом, время это было очень похоже на нынешнее...

(Перевод — С. Бобров и М. Богословская)


Мы извлекаем уроки жизни из историй других людей. Роман
Сайт продукции ShamWow Специальное двойное предложение: 4 больших и 4 маленьких полотенца ShamWow! Плюс наша10-летняя гарантия. Только сейчас — 19,99 $ плюс доставка. Закажите зараз! Купите 4 больших и 4 маленьких полотенца ShamWow. Сейчас. Деловая письменная речь

В чем различие между деловой перепиской и другими формами письменной речи? В призыве к действию. Служебная записка, доклад, бизнес-план, электронное письмо и т.д. имеют одну общую черту — призывают читателя сделать что-то. Как правило, либо расстаться со своими собственными деньгами или деньгами других людей, или осуществить другие действия, которые в конечном счете приводят к определенной операции, выгодной для автора документа. 

Если ваш бизнес-документ этого не делает, то считайте, что его можно с таким же успехом выгравировать на греческой вазе — ведь то, что вы написали в качестве электронного письма шефу, больше напоминает оду, чем просьбу утвердить проект. 

Как сделать, чтобы письмо содержало четкий призыв к действию? Нужно иметь в виду несколько моментов: 

Правильное использование абзацев. Вообще абзац может передавать несколько мнений. Но в деловой переписке — только одну. Если у вас есть предложение («купить больше коров») и контрпредложение («продать всех коров») — они оба имеют смысл, но основаны на другом предположении («способность коров «управлять» портфельными инвестициями клиентов») — то разместите эти две противоположные мысли и их обоснования в отдельных абзацах. Один абзац — одна точка зрения. 

Простые предложения. Конечно, предложение может передавать более чем одну мысль. «Это было самое прекрасное время, это было самое злосчастное время...». Но вы — не Чарльз Диккенс, и не пытаетесь развлечь читателей викторианской эпохи, которые читают под керосиновую лампу и постоянно боятся взрыва. К тому же, у вас оплата не за слово. Итак, одна фраза — одна мысль.

Первое предложение — самое главное. Таинственность — прерогатива Найта Шьямалана*. В деловой переписке нужно уже в первом предложении рассказать читателю, о чем этот документ. Если перед первым предложением есть подзаголовок или строка темы, расскажите об этом там. Вы же не пишете для New York Post. Так, словосочетание «Вако Джако»* — привлекает внимание, но более удачной будет фраза «Анализ психического состояния Майкла Джексона во время последнего выступления». Конечно, это скучно, но ведь вам не платят за то, чтобы вы кого-то развлекали (если платят, дайте мне знать, потому что это очень круто). Я имею в виду, вы же не глотаете огонь или не выпрыгивает из самолета голым? Иначе почему вы тогда читаете статьи Harvard Business Review? 

Чтение как противоположность просмотру. Книги читаются. А бизнес-документы — просматриваются. Следует ожидать, что именно такая судьба постигнет ваш тщательно отредактированный материал. Безразлично, исправили ли вы «Содержание плана» на «План предусматривает» — читатели этого никогда не заметят, потому что просматривают текст со скоростью 340 метров в секунду (несколько ниже скорости звука на уровне моря, иначе с их глазными яблоками произошел бы звуковой удар — и это бы сразу было заметно, уверяю вас). Чтобы сообщение было четко донесено, дайте читателю подсказки о том, где находится важная информация. Легкочитабельные названия, строки темы, заголовки, маркированные списки помогают глазам читателей останавливаться там, где нужно.

Тон голоса. Как вы произносите свои фразы — тихо или громко (а, возможно, в этот момент у вас на коленях лежит опоссум) — никто об этом не узнает после того, как слова будут оформлены в электронное письмо или распечатаны. Поэтому, будьте осторожны и не рассчитывайте на то, что ваш сарказм, надежда или, например, страх перед бешеным опоссумом будут интерпретированы правильно. Говорите то, что и хотите сказать. Не ожидайте, что читатель о чем-то догадается. 

Юмор. Юмор не работает в деловой переписке. Никогда. Смотрите выше — пункт «Тон голоса». 

И, наконец, помните, что независимо от ваших личных взглядов на сочетание итальянской и гавайской кухонь, большинство людей все равно отдают предпочтение перцу перед ананасом для пиццы. 

А что вы думаете по этому поводу? Вы стали «жертвой» длиннющего электронного письма? В вашем офисе развелось слишком много Эдвардов Каммингсов?*** 

Джон Силверман 

Источник: Harvard Business Review 

Перевод — портал УкрБизнес 

* Найт Шьямалан — американский кинорежиссер и сценарист. 

** Вако Джако — распространенное в Америке прозвище Майкла Джексона. 

*** Эдвард Естлин Каммингс — американский поэт, писатель, художник, драматург.

Читайте также статьи: 23 слова, которые слишком часто употребляются в рекламных текстах7 способов написать более удачную страницу «О нас»А ваш сайт отпугивает клиентов?