Пропонуємо статтю Джона Сілвермана — людини, яка працювала уже на 10 спеціальностях, в тому числі була підприємцем і викладачем з ділового спілкування, автором книг і статей:

Я — за різноманіття думок. Воно робить цей світ чудовим. Завдяки ньому ми отримали як Елвіса Преслі, так і Яшу Хейфеца. Завдяки ньому в нас з'явилася піца з ананасами.

Але як стосується ділового письма? Можете писати що завгодно і як завгодно — якщо усвідомлюєте той факт, що ваша аудиторія буде зменшуватись із кожним шматочком ананасу, який ви додаєте до томатного соусу. Іншими словами, якщо не дотримуватиметесь певних стандартів, люди перестануть вас слухати не через те, що ви говорите, а через те, як.

Головне в письмі — це ясність. Відмінності між формами письмового мовлення полягають у тому, що автор прагне передати. Розглянемо наступну таблицю:

Джерело Зразок тексту Ідея Жанр/стиль

«Любовна пісня Ж. Алфреда Пруфрока», 

Томас Стернз Еліот

Ну, то ходімо, ти і я. Далебі
Вечір простягнувся проти неба
Hеначе під наркозом хворий на столі;
Ходім по опустілих вулицях
Де шепотіння чується
З дешевих,  однонічних  гостиниць
Та з забігалок із стружкою та з шкаралупами остриць...

Ну, то ходімо, ти і я. Далебі

Вечір простягнувся проти неба

Hеначе під наркозом хворий на столі;

Ходім по опустілих вулицях

Де шепотіння чується

З дешевих, однонічних гостиниць

Та з забігалок із стружкою та з шкаралупами остриць...

(Переклад — Віталій Кейс)

Нудьга буття. Вірш

«Повість про два міста»,

Чарльз Діккенс

Це був найпрекрасніший час, це було найнещасніший час, — вік мудрості, вік безумства, дні віри, дні безвір'я, пора світла, пора темряви, весна надій, холоднеча відчаю, у нас було все попереду, у нас попереду нічого не було, ми то літали в небесах, то раптом падали в пекло, — словом, час цей був дуже схоже на нинішній...

(Переклад рос. — С. Бобров і М. Богословська)

Ми засвоюємо уроки життя з історій інших людей. Роман
Сайт продукції ShamWow Спеціальна подвійна пропозиція: 4 великі і 4 маленькі рушники ShamWow! Плюс наша10-річна гарантія. Тільки зараз — 19,99 $ плюс доставка. Замовте зараз! Купуйте 4 великі і 4 маленькі рушники ShamWow. Зараз. Ділове письмове мовлення

В чому полягає відмінність між діловою перепискою та іншими формами письмового мовлення? В заклику до дії. Службова записка, доповідь, бізнес-план, електронний лист і т. д. мають одну спільну рису — закликають читача зробити щось. Як правило, або розлучитися зі своїми власними грошима чи грішми інших людей, або здійснити інші дії, які в кінцевому рахунку призводять до певної операції, вигідної для автора документу.

Якщо ваш бізнес-документ цього не робить, то вважайте, що його можна з таким же успіхом вигравіювати на грецькій вазі — адже те, що ви написали в якості електронного листа шефові, більше нагадує оду, ніж прохання затвердити проект.

Як зробити, щоб лист містив чіткий заклик до дії? Потрібно мати на увазі кілька моментів:

Правильне використання абзаців. Взагалі абзац може передавати кілька думок. Але в діловому листуванні — лише одну. Якщо у вас є пропозиція («купити більше корів») і контрпропозиція («продати всіх корів») — вони обидві мають сенс, але засновані на іншому припущенні («здатність корів «управляти» портфельними інвестиціями клієнтів») — то розмістіть ці дві протилежні думки та їхнє обґрунтування в окремих абзацах. Один абзац — одна точка зору.

Прості речення. Звісно, речення може передавати більш ніж одну думку. «Це був найпрекрасніший час, це був найнещасніший час...». Але ж ви — не Чарльз Діккенс, і не намагаєтеся розважити читачів вікторіанської епохи, які читають під гасову лампу і постійно бояться вибуху. До того ж, у вас оплата не послівна. Отже, одна фраза — одна думка.

Перше речення — найголовніше. Таємничість — прерогатива Найта Шьямалана*. У діловому листуванні потрібно уже в першому реченні розповісти читачеві, про що цей документ. Якщо перед першим реченням є підзаголовок чи рядок теми, розкажіть про це в ньому. Ви ж не пишете для New York Post. Так, словосполучення «Вако Джако»* — привертає увагу, але більш вдалою буде фраза «Аналіз психічного стану Майкла Джексона під час останнього виступу». Звісно, це нудно, але ж вам не платять за те, щоб ви когось розважали (якщо платять, дайте мені знати, бо це дуже круто). Я маю на увазі, ви ж не ковтаєте вогонь чи не вистрибуєте з літака голим? Інакше чому ви тоді читаєте статті Harvard Business Review?

Читання як протилежність перегляду. Книги читаються. А бізнес-документи — проглядаються. Варто очікувати, що саме така доля спіткає ваш ретельно відредагований матеріал. Байдуже, чи ви виправили «Зміст плану» на «План передбачає» — читачі цього ніколи не помітять, тому що проглядають текст зі швидкістю 340 метрів на секунду (трішки менше за швидкість звуку на рівні моря, інакше з їхніми очними яблуками стався би звуковий удар — і це б відразу було помітно, запевняю вас). Щоб повідомлення було чітко донесене, дайте читачу підказки про те, де знаходиться важлива інформація. Легкочитабельні назви, рядки теми, заголовки, марковані списки допомагають очам читачів зупинятися там, де потрібно.

Тон голосу. Як ви промовляєте свої фрази — тихо чи голосно (а, можливо, в цей момент у вас на колінах лежить опосум) — ніхто про це не дізнається після того, як слова будуть оформлені в електронний лист чи роздруковані. Тому, будьте обережні і не розраховуйте на те, що ваш сарказм, надія чи, наприклад, страх перед скаженим опосумом будуть інтерпретовані правильно. Кажіть те, що й хочете сказати. Не очікуйте, що читач про щось здогадається.

Гумор. Гумор не працює в діловому листуванні. Ніколи. Дивіться вище — пункт «Тон голосу».

І, нарешті, пам'ятайте, що незалежно від ваших особистих поглядів на поєднання італійської та гавайської кухонь, більшість людей все одно віддають перевагу перцю перед ананасом для піци.

А що ви думаєте з цього приводу? Ви стали «жертвою» довжелезного електронного листа? У вашому офісі розвелося надто багато Едвардів Каммінгсів?***

Джон Сілверман

Джерело: Harvard Business Review

Переклад - портал УкрБізнес

*Найт Шьямалан — американський кінорежисер і сценарист.

**Вако Джако — розповсюджене в Америці прізвисько Майкла Джексона.

***Едвард Естлін Каммінгс — американський поет, письменник, художник, драматург.

Читайте також статті: 23 слова, що занадто часто вживаються в рекламних текстах7 способів написати кращу сторінку «Про нас»А ваш сайт відлякує клієнтів?